Das BFZ hat Gelder für die Förderung der an den Regelschulen betreuten SchülerInnen (IB und VM) zur Verfügung. Dieses Geld ist ausschließlich „für die Hand der SchülerInnen“ („Was ist LMF?“) bestimmt.
Zu Beginn jedes Kalenderjahres werden die Bestellungen für das kommende Schuljahr getätigt. Diese läuft getrennt nach Regional-Teams ab. Das Büro verständigt die Regio-Team-Leiter, diese geben die Information an ihr Team weiter. Bis zu einem (jeweils pro Team individuell festgelegten) Termin geben die Schulteams (KollegInnen, die an einer Schule eingesetzt sind), ihre LMF-Liste bei der Teamleitung oder einem festgelegten Beauftragten aus dem Team ab.
Dieser erstellt eine vorstrukturierte Gesamtliste und leitet sie ans Büro weiter. Wenn die Bestellung eingetroffen ist, holen sich die Teammitglieder ihre Bestellungen in einem fixen Zeitraum, der jeweils mitgeteilt wird, ab.
Dies kann entweder im Büro direkt passieren, oder, je nach Absprache, auch durch die einzelnen Teams abgestimmt an einem anderen Ort.
Wichtig ist, dass die KollegInnen alle erhaltenen Materialien auf ihrer eigenen Bestellliste abhaken und diese dann dem Büro zukommen lassen. So können fehlende Materialien ermittelt und nachgeliefert werden.